Reglement Privacy Beleid Uitvaartvereniging Tolbert
gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur en vereniging van uitvaartvereniging Tolbert omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
1.
Begrippen:
- Het bestuur zijn de personen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Leden zijn betalende leden van de aangesloten vereniging vanaf 18 jaar en jeugdleden tot en met 17 jaar.
- Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboorte datum, adres (straat huisnummer en woonplaats) , e-mail adres, telefoon nummer, bankrekeningnummer, datum vanaf lidmaatschap, contributiebedrag en manier van betaling contributie.
2.
Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens worden vastgelegd in een ledenadministratie bestand van MemberControl in de cloud onder verantwoordelijkheid van de eigenaar van het programma t.b.v. Ledenbestand en het bedrijf: MemberControl.
In dit bestand zijn de onder punt 3 (art.1) verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is, geboortedatum in verband met het opmaken van het actuarieel rapport, het adres voor bezoeken, het e-mail adres voor correspondentie en het telefoonnummer om afspraken te kunnen maken.
De gegevens zijn nodig voor verzending contributienota’s, mededelingen t.b.v. Algemene Ledenvergaderingen en vanaf wanneer er contributie betaald dient te worden
3.
De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden.
4.
De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden. Zij zullen de gegevens alleen voor eigen beheer gebruiken en niet voor verdere verspreiding.
5.
De persoonsgegevens zullen nooit op een USB stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.
6.
De actuele persoonsgegevens blijven bewaard tot aan het overlijden en daarna in een niet-actief bestand bewaard. Ook bij opzeggen of royement blijven de gegevens bewaard in een niet actief bestand, i.v.m. een evt. latere aanmelding.
7.
Indien het lid om zijn gegevens vraagt, zullen deze gegevens hem of haar ter beschikking worden gesteld en men heeft tevens het recht van inzage over haar of zijn eigen gegevens bij de secretaris van de vereniging.
8.
Inschrijfformulier:
Indien iemand lid wilt worden van Uitvaartvereniging Tolbert dan meldt men zich via een inschrijfformulier aan deze wordt ingevuld en ondertekend, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in punt 3 (art.1)van dit reglement.
Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit reglement privacy beleid
9.
Foto’s:
Bij activiteiten kunnen foto’s / video’s worden gemaakt van de deelnemers. Deze foto’s / video’s zullen eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, de website, de nieuwsbrief of een presentatie bij één van de activiteiten van de vereniging. Op het inschrijfformulier kunt u aangeven hier wel of niet akkoord te gaan.
10.
Geluidsopnames:
Door het bestuur zullen eventueel opnames worden gemaakt van de Algemene Leden Vergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.
11.
Privacy beleid vereniging
Op de Algemene Leden Vergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.
12.
Data lek:
Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens via de voorzitter binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
13.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1]
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de beheerder van het ledenbestand daarvan een registratie bijhouden.
14.
Functionaris gegevensbescherming:
Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de beheerder van het ledenbestand zal wel als zodanig hiermee worden belast.
Aldus opgemaakt d.d. 19 mei 2018.
Het bestuur
