BESTUURSCONVENANT
Uitvaartvereniging TOLBERT.
De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) is bedoeld om ongewenste activiteiten zoals wanbestuur, onverantwoordelijk financieel beheer en misbruik van positie binnen besturen te voorkomen. Alle verenigingen en stichtingen moeten per 1 juli 2021 aan de WBTR voldoen.
Wanneer de WBTR ertoe leidt dat de statuten moeten worden aangepast, hoeft dat niet voor 1juli 2021 te gebeuren. Statutenwijzigingen kunnen nog tot 5 jaar na invoering van de WBTR gedaan worden. In die tijd gaat de wet boven de eigen statuten. De WBTR vraagt meer dan alleen het aanpassen van de statuten . Het is ook bedoeld om de kwaliteit van besturen te verbeteren.
Om aan de WBTR te voldoen wordt nader ingegaan op de volgende 9 onderwerpen:
– 1. Het bestuursmodel van de vereniging
– 2. Regels gelden voor aansprakelijkstelling
– 3. Belang van de eigen organisatie voorop
– 4. Regeling tegenstrijdig belang
– 5. Regeling begrenzing meervoudig stemrecht
– 6. Regeling ontstentenis en belet
– 7. Bindende voordracht
– 8. Raadgevende stem
– 9. Ontslag van bestuurders van stichtingen.
De opgesomde punten komen hieronder aan de orde.
1. Het bestuursmodel van de vereniging.
De vereniging kent een collegiaal bestuur.
De praktijk is dat alle bestuursleden een gelijkwaardige stem hebben.
Alle besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen.
Dit is niet vastgelegd in de statuten en niet in het huishoudelijk reglement.
Dit zal voor 1 juli 2026 in de statuten worden opgenomen.
Gelet op de omvang van de vereniging is er geen behoefte aan een raad van toezicht, raad van commissarissen, of een model waar de uitvoerende en controlerende taken over verschillende bestuurders zijn verdeeld.
2. Regels die gelden voor aansprakelijkstelling.
Om fraude te voorkomen gelden de volgende financiële afspraken binnen het bestuur. – Contant geldverkeer wordt niet gehanteerd. – – De penningmeester doet alle betalingen van alle bankrekeningen. Een andere bestuurder controleert minimaal maandelijks alle transacties en standen. – De penningmeester mag per week maximaal een bedrag van € 15.000,- betalen. Indien een hoger bedrag nodig is dient toestemming van de controlerende bestuurder te worden gevraagd. – De financiële administratie wordt jaarlijks gecontroleerd door een extern administratiekantoor. Deze doet verslag aan het bestuur en de ALV. Op deze manier wordt invulling gegeven aan hetgeen in de statuten en het Huishoudelijk Reglement van 6 oktober 2020 is bepaald omtrent de controle van de financiële administratie. Artikel 14, lid
2 van de statuten van 14 april 2005 geeft het volgende aan: wordt omtrent de getrouwheid van de stukken bedoeld in lid 1 aan de Algemene Ledenvergadering niet overgelegd met een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 2.393, lid 1 van het Burgerlijk Wetboek, dan benoemt de Algemene Ledenvergadering, jaarlijks, een commissie van ten minste 2 leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. In artikel 9 van het Huishoudelijk Reglement van 6 oktober 2020 is opgenomen dat een kascommissie verslag doet. – Artikel 6 van het Huishoudelijk Reglement van 6 oktober 2020 geeft aan dat bestuursleden geen bezoldiging genieten. Er wordt een jaarlijkse vergoeding gegeven voor het bijhouden van de ledenadministratie en de boekhouding. Deze vergoeding wordt door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld. Aangezien over onkostenvergoeding niets is geregeld, zal aan het Huishoudelijk Reglement het volgende worden toegevoegd: Bestuurders kunnen gemaakte onkosten verbonden aan de uitoefening van hun functie 1 keer per kwartaal declareren, binnen een maand na afloop van dat kwartaal. – Binnen de financiële administratie worden alle bezittingen geadministreerd en periodiek vindt inventarisatie plaats of alle bezittingen nog aanwezig zijn.
– Bestuurders zijn bekend met de statuten van uitvaartvereniging Tolbert.
– Bestuurders gaan geen (financiële) verplichtingen aan namens de organisatie waarvan bekend is dat de organisatie die niet kan nakomen.
– Bestuurders nemen maatregelen tegen voorzienbare (financiële) risico's door het nemen of opnemen van voorzieningen en/of het afsluiten van verzekeringen.
– Bestuurders vergewissen zich ervan dat collega bestuurders hun taken en verplichtingen kunnen doen en dat het door medebestuurders gevoerde beleid niet tot risico's voor uitvaartvereniging Tolbert leidt.
– Bestuurders vergaderen regelmatig en leggen onderling verantwoording af over de uitvoering van de taken.
– Bestuurders zijn goed geïnformeerd over besluiten die genomen worden en leggen die vast. Wanneer er geen overeenstemming is, worden de bezwaren van bestuursleden in de notulen opgeschreven.
3. Belang van de eigen organisatie voorop.
Bestuurders zijn in staat ten alle tijden in het belang van uitvaartvereniging Tolbert te beslissen en bevragen elkaar daar kritisch op.
4. Regeling tegenstrijdig belang.
Bestuurders met tegenstrijdige belangen nemen niet deel aan de beraadslagingen of besluitvorming met betrekking tot onderwerpen waar dat aan de orde is.
Als alle bestuurders een tegenstrijdig belang hebben dan verschuift de beslissingsbevoegdheid naar de ALV. Deze regeling zal voor 1 juli 2026 in de statuten worden opgenomen.
5. Regeling begrenzing meervoudig stemrecht.
In de statuten van 14 april 2005 en het Huishoudelijk Reglement van 6 oktober 2020 is hierover niets opgenomen. Derhalve zal voor 1 juli 2026 in de statuten worden opgenomen dat ieder bestuurslid het recht heeft tot het uitbrengen van 1 stem.
6. Regeling ontstentenis en belet.
Artikel 8, lid 1 van de statuten van 14 april 2005 geeft aan dat het bestuur moet bestaan uit minimaal 5 natuurlijke personen.
Artikel 8, lid 6 van deze statuten geeft aan dat indien het aantal bestuursleden beneden het in lid 1 vermelde minimum is gedaald, blijft het bestuur niettemin bevoegd. Het
bestuur is verplicht zo spoedig mogelijk een Algemene Ledenvergadering te beleggen, waarin de voorziening in de vacature(s) aan de orde komt.
7. Bindende voordracht.
De WBTR geeft aan dat wanneer bij het benoemen van nieuwe bestuursleden er maar 1 kandidaat is, er in de regel wordt besloten deze kandidaat als bestuurslid aan te stellen. Dit bindende karakter van de voordracht kan bij een vereniging door de ALV worden opgeheven door een 2/3 meerderheid van de stemmen van de aanwezige, dan wel vertegenwoordigde leden..
Deze regeling zal voor 1 juli 2026 in de statuten worden opgenomen.
8. Raadgevende stem.
Op grond van de WBTR hebben bestuurders van verenigingen een raadgevende stem in de ALV. Daarmee kunnen bestuurders in de ALV hun visie geven op voorgenomen besluiten zodat daar rekening mee gehouden wordt. Wanneer bestuurders niet de kans krijgen of hebben hun advies te geven dan kan het besluit ongedaan gemaakt worden. Hetzelfde geldt voor besluiten die buiten de ALV zijn genomen.
In de statuten staan geen beperkingen voor de bestuurders. Alle bestuurders worden bij alle besluiten betrokken en kunnen advies geven, zowel in het bestuur als in de ALV.
9. Ontslag van bestuurders van stichtingen.
In de WBTR is opgenomen dat een bestuurder van een stichting door de rechter kan worden ontslagen wegens:
– verwaarlozing van zijn taak – andere gewichtige redenen
– ingrijpende wijzigingen van omstandigheden op grond waarvan het voortduren van het bestuurderschap in redelijkheid niet geduld kan worden – het niet of niet behoorlijk voldoen aan een bevel van de voorzieningenrechter (artikel 2.298 lid 1).
Aangezien uitvaartvereniging Tolbert een vereniging is, is dit hier niet van toepassing.
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 7 juni 2021.
H. van Wijk , voorzitter
M.M. Van der Kaap , secretaris
HvW, 26.5.21
